Politică de confidențialitate

ultimul update: 11 Aprilie 2023

Kool Werk este numele brandului care este înregistrat ca și companie sub denumirea legală de Kool Werk SRL. “Kool Werk” sau „noi” respectă confidențialitatea clienților, membrilor, angajaților și garantează protecția acestor datelor ce sunt colectate de la aceștia. Suntem transparenți în ceea ce priveste tipul de informații pe care le colectăm și la ce folosim aceste informații și vă prezentăm aceste detalii in continuare.

Kool Werk oferă birouri/posturi de lucru pentru închiriere, în format de coworking, la locația punctului de lucru deschis pe strada Gheorghe Barițiu nr.2, în orașul Brașov.

Un utilizator poate fii un client, angajat, partener,vizitator, care a semnat un contract cu Kool Werk, sau care a achiziționat un tip de abonament de pe websiteul nostru, unde și-a introdus datele pesonale solicitate prin formular. Aceștia vor fi menționați in continuare ca și “utilizator”.

Atunci când membri doresc să beneficieze de serviciile noastre, aceștia vor fi întrebați să ne transmită anumite informații care pot fii date personale, sau informații confidențiale, precum descriem în continuare în acest document. Vă rugăm să citiți cu atenție ca să înțelegeți metodele noastre de colectare, stocare și utilizare a datelor.

1. Ce informații colectăm și ce cum le colectăm

Datele personale pe care le colectam sunt transmise in mod voluntar de catre utilizatori si acestea se colecteaza prin formularele pe de pe websiteul nostrum, sau formularele fizice de la locatie noastra. Aceste date pot fi numele, prenumele, emailul, numarul de telefon, CNP sau detaliile companiei, adresa de resedinta, detalii pentru plata, username-ul si parola pe care le-ati folosit la crearea contului de pe webisteul nostru si alte informatii optionale pe care utilizatorul poate alege sa le furnizeze. De asemenea, aplicatiile noastre vor obtine locatia dumneavoastra geografica in functie de telefonul, laptopul sau alt dispozitiv pe care il folositi pentru a naviga pe websiteul nostru.

Daca ne vizitati locatia, va putem intreba personal sa ne furnizati numele, adresa de email si numarul de telfon pentru a va putea contacta pentru comunicarea ofertelor si pentru a va putea identifica in momentul in care ne contactati pe una din metodele descrise in acest paragraf.

Colectam date in momentul in care ne contactati pe email, sau pe chat-ul de pe websiteul nostru, pe canalele de social media.

In momentul in care faceti o rezervare online pentru un tip de abonament vom cere informatiile necesare pentru intocmirea facturii fiscale. Pentru aceasta avem nevoie de informatii suplimentare cum ar fi CNP-ul (persoane fizice) sal detaliile companiei (CUI firma), adresa de reședință, email și număr de telefon.

Rezervarile devin valide in momentul in care plata este efectuata. Kool Werk nu colecteaza date despre ccardurile de credit cu care se efectueaza platile. Pentru mai multe detalii despre formularul de plata puteti vizita politicile platformei Wix: https://www.wix.com/about/privacy

Utilizatorii care achizitioneaza abonamente lunare pot opta pentru a li se inregistra amprenta pentru a deschide usile de acces din locatie. Kool Werk nu colecteaza si nu stocheaza date biometrice in baze de date proprii si aceste date nu pot si nu vor fi utilizate in alte scopuri.

In momentul in care ne sunati, va putem intreba numele dumneavoastra ca sa va putem salva numarul si sa va putem suna inpoi pentru a va furniza informatiile pe care le-ati solicitat.

Kool Werk colecteaza date prin folosirea camerelor de supraveghere. Acestea constau in filmari sau imagini cu dumneavoastra din spatiul public din cadrul coworking space-ului nostru, sau din locurile unde sunt situate intrarile si iesirile din locatie.

Colectam date despre angajatii nostri sau pentru candidatii ce doresc sa fie angajati ai Kool Werk SRL. Aceste date sunt colectate cu ajutorul CV-urilor.

2. Care este scopul pentru care colectam datele

Aveti obligatia ca datele furnizate sa fie reale si corecte pentru ca noi sa le putem folosi in scop administrativ si pentru eventuale clauze legale. Avem nevoie de aceste date pentru urmatoarele situatii:

Comunicare si Marketing - Vom folosi emailul dumneavoastra si numarul de telefon pentru a va contacta daca ne-ati solicitati informatii de pe formul de Contact de pe website, sau daca ati achizitionat vreun tip de abonament pentru a va ghida si explica tipurile de servicii si cum functioneaza acestea. Va putem contacta pentru promotii ale serviciilor noastre, pentru anuntarea de evenimente sau pentru a va cere feedback pentru serviciile pe care le-ati folosit. Datele pe care le colectam sunt in acord cu interesul legitim de a oferi si de a marketa serviciile noastre.
Gestionare - Vom stoca datele dumneavoastra pentru a putea gestiona tipurile de abonamente si serviciile de care beneficiati. Abonamentele noastre au caracteristici specifice si termene de valabilitate ce pot fi vazute in sectiunea de Politica de Rezervari de pe websiteul nostru.
Contracte - Colectam alte date specifice care sunt necesare pentru intocmirea si desfasurarea anumitor contracte cu clientii sau angajatii nostri.
Facturare – Intocmirea facturilor fiscale pentru serviciile oferite.
Evidenta – Stocarea datelor pentru istoricul tipurilor de servicii pe care le-ati achizitionat.
Notificari – Privind schimbarea regulamentului intern (Regulile Casei), a Politicii de Rezervari si de anulari, sau a Politicii de Confidentialitate.
Aseistenta – Va putem contacta la cererea dumneavoastra pentru asistenta tehnica pentru folosirea functionalitatea websiteului, aplicatiei Kool Werk, a contului dumneavoastra sau a altor dispozitive ce sunt destinate functionarii spatiului de coworking.

3. Retentia Datelor

Vom folosi datele personale pentru a imbunatati serviciile noastre si pentru a presta obligatiile noastre etice si contractuale si le vom pastra cat timp este necesar pentru a indeplini acestea. De asemenea le pastram pentru eventualitatea unor dispute legale. In momentul in care nu mai pastram datele, acestea vor fi sterse din bazele noastre de date (incluzand datele de tip statistic si informatie de tip meta care nu sunt substantiale pentru identificarea utilizatorului).

Pastram datele dumneavoastra in baza de date oferita de furnizorul nostru de servicii pentru website, Wix. De asemenea pastram contacte precum numar de telefon, email, pe contactele salvate pe SIM pe numarul de telefon Kool Werk, precum si in baza de date Gmail in momentul in care ati comunicat cu noi pe email.

Ca utilizator Kool Werk, aveti obligatia sa va creati un cont pe websiteul nostru, unde sunteti intrebat sa va introduceti datele personale. Aceste date personale sunt private, nu vor fi afisate publicului sau celorlalti membri, cu exceptia numelui si prenumelui dumneavoastra care sunt vizibile si pentru alti membri.

De asemenea, alte tipuri de date pot fi retinute de aplicatii 3rd party, iar acestia le vor pastra si le vor sterge conform politicii lor de confidentialitate.

Iata alti 3rd parties care vor colecta datele voastre, la care puteti sa cititi Politica de Confidentialitate proprie:

Google analytics, General statistics, https://www.google.com/intl/en/policies/privacy/

Stripe, payment processing, https://stripe.com/en-ro/privacy

Wix, https://www.wix.com/about/privacy

Tratam datele dumneavoastra cu responsabilitate si garantam ca detaliile dumneavoastra nu vor fi facute publice si nu vor fi aratate, vandute. Ne asumam ca datele dumneavoastra sunt in siguranta si nu vor fi distruse, modificate, pierdute. Accesul la date este facut doar de personal Kool Werk autorizat care sunt instruite pentru prelucrarea si organizarea acestor date.

4. Drepturi asupra datelor

Utilizatorii au urmatoarele drepturi asupra datelor colectate de noi:

• Dreptul de access: inseamna dreptul persoanei vizate sa obtina confirmari din partea Kool Werk SRL asupra ce tip de date sunt colectate, cum sunt prelucrate si daca sunt prelucrate in acel moment.

• Dreptul la opozitie: vizeaza dreptul utilizatorilor sa se opuna prelucrarii datelor atunci cand prelucrarea este necesara pentru indeplinirea unei sarcini. Neprelucrarea datelor poate atrage dupa sine neindeplinirea sarcinilor si inabilitatea de a oferi anumite servicii.

• Dreptul la rectificare: se refera la corectarea datelor cu caracter personal in cazul in care acestea sunt eronate.

• Dreptul la stergerea datelor: Inseamna dreptul persoanei vizate de a solicita sa fie stersele datele cu caracter personal din bazele de date atunci cand acestea nu mai sunt necesare pentru oferirea vreounui serviciu. De asemenea se poate cere stergerea datelor in cazul in care trebuie respectate anumite obligatii legale sau in cazul in care utilizatorul se opune politicii noastre de rezervare si doreste sa isi retraga consimtamantul de a fi membru, client sau sa aiba in continuare un contract activ cu Kool Werk SRL

• Dreptul la restrictionare: poate fi exercitat in cazul in care utilizatorul doreste sa suspende prelucrarea datelor pe o anumita perioada determinata.

5. Aviz privind partea responsabilă pentru acest site

Partea responsabila de prelucrarea datelor de pe acest site web este:

Kool Werk SRL

Sediu Social: str. Teius, nr.1, bloc 7, scara B, apartament 1, Brasov

Inregistrata la Registrul Comertului cu numarul J8/292/01.02.2022

Cod Unic de Inregistrare 45562947

Pentru orice solicitari cu privire la prelucrarea datelor cu caracter personal ne puteti contacta:

Telefon: (+40) 771 712 593

Email: koolwerk@hotmail.com